Thiết kế, setup phòng họp trực tuyến ĐẠT CHUẨN

Setup phòng họp trực tuyến cần những thiết bị gì? Cần lưu ý gì để chọn được giải pháp tốt nhất? Bài viết hôm nay của Danamthanhhoitruong sẽ giúp bạn giải quyết những vấn đề này. Cùng theo dõi nhé!

Loa cho phòng họp

Hội thảo trực tuyến là gì?

Phòng họp trực tuyến là gì?

Họp trực tuyến là phương pháp họp qua các thiết bị như máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng,… Một số phần mềm thường được sử dụng chủ yếu để họp trực tuyến đó là Zoom Meeting, Skype, Google Meet,… Để cuộc họp diễn ra tốt đẹp thì việc setup phòng họp trực tuyến là rất cần thiết. Doanh nghiệp có thể  thể tổng hợp và báo kết quả kinh doanh một các dễ dàng và nhanh chóng. Từ đó đưa ra chiến lược phát triển tốt nhất.

Các thiết bị cần thiết để setup phòng họp trực tuyến

Sau đây là một số thiết bị cho phòng họp trực tuyến:

• Codec: Xử lý mã hóa nhận và truyền tín hiệu âm thanh và hình ảnh thông qua đường truyền
• Camera -Thu tín hiệu hình ảnh
• Microphone – Thu tín hiệu âm thanh
• Remote – Điều khiển từ xa
• Hệ thống loa
• Màn hình hiển thị
• Đường truyền mạng
• Bộ nguồn và một số dây cáp đi kèm
• Các thiết bị đi kèm

Mô hình phòng họp trực tuyến

Phòng họp trực tuyến sử dụng “PHẦN MỀM”

Hệ thống phòng họp trực tuyến sử dụng phần mềm là trong quá trình họp bạn sẽ sử dụng một số phần mềm như: Zoom Us, Zalo, Google Meeting, Skype,…kết hợp thêm với những thiết bị như: micro, loa, camera, PC hay Laptop để tạo và tham dự cuộc họp. Hệ thống họp trực tuyến này vô cùng tiện lợi và nhanh chóng.  Mức đầu tư hệ thống không quá cao về dễ dàng di chuyển. Tuy nhiên vì sử dụng phần mềm nên tính bảo mật không được cao. 

Phòng họp trực tuyến sử dụng “PHẦN CỨNG”:

Phòng họp trực tuyến sử dụng phần cứng là sử dụng các hệ thống đồng bộ của các hãng sản xuất thiết bị họp trực tuyến như Aver, Polycom, Cisco,… Hệ thống này có độ bảo mật cao, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu của cuộc họp. Hơn nữa chất lượng hình ảnh của hệ thống cũng rất cao. Nếu như các thiết bị âm thanh phòng họp được lắp đặt đúng chuẩn thì sẽ đem đến âm thanh rõ ràng, chân thực, giúp cho cuộc họp trở nên chuyên nghiệp và hoàn hảo hơn rất nhiều.

Hướng dẫn cách Setup hệ thống phòng họp trực tuyến đúng chuẩn

Cách Setup hệ thống phòng họp trực tuyến sử dụng “Phần mềm”

Việc setup, thiết kế phòng họp trực tuyến sử dụng phần mềm sẽ vô cùng đơn giản nhanh chóng nếu như bạn nắm rõ các thiết bị trong hệ thống. Một số thiết bị cơ bản trong hệ thống này là: 

• Laptop hoặc PC
• Camera
• Micro (Camera và Micro sử dụng cổng kết nối USB)
• Loa 
• Phần mềm họp được cài đặt trên PC/Laptop

Các bước tiến hành Setup hệ thống họp trực tuyến sử dụng phần mềm

• Bước 1: Chuẩn bị phòng họp (Bàn ghế, thiết bị trình chiếu, tài liệu, văn bản)
• Bước 2: Cài đặt phần mềm họp trên Laptop/PC
• Bước 3: Kết nối Micro và Camera vào Laptop/PC thông qua cổng USB
• Bước 4: Mở các phần mềm họp trực tuyến và tạo phòng
• Bước 5: Cấp ID và Password để mọi người Join phòng
• Bước 6: Tiến hành cuộc họp

Cách Setup hệ thống phòng họp trực tuyến sử dụng “Phần cứng”:

Các thiết bị trong hệ thống bao gồm:

• Camera
• Micro
• MCU (Bộ giải mã tín hiệu)
• Loa
• Thiết bị hiển thị (Tivi, máy chiếu)

Các bước lắp đặt phòng họp trực tuyến sử dụng phần mềm

• Bước 1: Chuẩn bị phòng họp (Bàn ghế, ổ điện, mạng Internet, tài liệu,…)
• Bước 2: Bật các thiết bị trong hệ thống họp trực tuyến (Camera, Micro, Loa, MCU, Tivi/máy chiếu)
• Bước 3: Bật hệ thống loa ngoài (Nếu bạn dùng thêm loa ngoài)
• Bước 4: Mọi người tham gia vào cuộc họp thông qua hệ thống đã được setup

Khi đã setup xong hệ thống họp trực tuyến thì các đơn vị lắp đặt sẽ hướng dẫn sử dụng phòng họp trực tuyến và kết nối cuộc họp với nhau. Mỗi hệ thống sẽ có cách thức tham gia khác nhau, chính vì thế bạn cần phải nắm rõ các bước bật tắt và khởi động hệ thống của mình.

Một số lưu ý quan trọng khi setup phòng họp trực tuyến

Về yếu tố nội thất

Nội thất trong phòng họp nên được thiết kế đơn giản, trang bị đầy đủ các thiết bị cơ bản như bàn ghế để họp. Nên chọn bàn phòng họp hình oval hoặc dạng bán nguyệt để dễ dàng xoay camera để quan sát mọi người trong phòng họp. Nên chọn mua các loại ghế hội trường, không có tựa lưng cao để tránh cản trở tầm nhìn.

Phòng họp trực tuyến nên bố trí theo hình vòng cung hoặc chữ U để có thể tập trung vào màn hình lớn, đảm bảo đường truyền đạt hình ảnh tốt nhất.

Hạn chế trang trí

Không nên trang trí rườm rà bên trong phòng họp trực tuyến, phòng họp càng đơn giản càng tốt để không gây khó khăn trong lúc ghi hình. Ngoài ra, không đặt những hình ảnh có khung kính trong phòng họp vì chúng sẽ gây chói mắt và ảnh hưởng đến chất lượng hình ảnh. Hạn chế các cây cảnh, lọ hoa để tránh người tham gia bị mất tập trung.

Lựa chọn tông màu phù hợp

Tránh chọn các tông màu quá rực rỡ, phản chiếu ánh sáng khi trình chiếu. Và không nên chọn tông màu trắng cho phòng họp vì nó sẽ tác động không tốt đến chất lượng của video. Tránh dán giấy dán tường nhiều hoa văn gây rối mắt khiến người tham gia mất tập trung, hoa mắt, chóng mặt, Nên sử dụng các tông màu nhạt, trung tín như: màu be, nâu, ghi, xám nhạt,.. để đảm bảo hiển thị tốt nhất và tạo sự tập trung cho người dự họp.

Các thiết bị đường truyền

Để nâng cao chất lượng của các thiết bị như máy quay, thiết bị âm thanh, máy chiếu, đường truyền thì bạn nên nhờ đến sự giúp đỡ của các chuyên gia, kỹ thuật viên công nghệ có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế hệ thống âm thanh hội trường, hội nghị phòng họp,… 

Độ cách âm của phòng họp

Bạn nên sử dụng thêm các thiết bị cách âm chất lượng cho phòng họp, hội nghị,… để tránh các âm thanh có tạp âm gây cản trở người nghe.

Mức độ ánh sáng cho phòng họp

Ánh sáng trong phòng họp nên để ở mức 500 LUX, ánh sáng khác nên để ở mức 50 – 80 LUX để đảm bảo hiển thị được tốt nhất. Chú ý là tránh ánh sáng chiếu trực tiếp vào camera làm lóa mắt, ảnh hưởng chất lượng hình ảnh phòng họp trực tuyến.

Trên đây là một số chia sẻ của Dàn âm thanh hội trường (https://danamthanhhoitruong.com/) về cách thiết lập phòng họp trực tuyến cùng những lưu ý quan trọng khi thiết lập một phòng hội nghị trực tuyến mà bạn có thể tham khảo. Nếu bạn cần tư vấn chi tiết về các giải pháp âm thanh hội họp, hội nghi, hội thảo, âm thanh trường học… cũng như phương án lắp đặt các thiết bị phù hợp hãy liên hệ ngay HOTLINE của chúng tôi nhé!